Gestion et pilotage du projet
Conformément à sa gouvernance, le projet Justitia 4.0 est piloté, au niveau stratégique, par le comité de pilotage et, au niveau opérationnel, par le comité de projet.
Le comité de pilotage s’est réuni trois fois au cours de l’année trois réunions au cours desquelles il a pris les décisions suivantes : le 10 février, il a approuvé le budget 2022, le plan directeur légèrement adapté et le concept de transformation. Le 9 juin, il a approuvé les comptes et le rapport d’audit ainsi qu’une évaluation actualisée des risques du projet par le responsable externe de la qualité et de la gestion des risques. Le 20 septembre, il a été décidé de poursuivre l’appel d’offres dans le contexte de la procédure de recours et d’adresser des messages clés aux décideurs politiques ainsi que d’approuver une étude sur la procédure à suivre pour passer à un opérateur public de la plateforme.
Le comité de projet s’est réuni cinq fois au cours de l’année et a également pris une décision par voie de circulation. Les principales décisions prises ont été les suivantes : attribution du marché à APP Conseil en organisation SA pour le soutien des procédures de marchés publics, l’approbation des exigences sommaires et des fonctionnalités de base de la plateforme, l’adaptation de la réglementation des signatures dans le concept de marchés publics déjà adopté en 2020, attribution de l’appel d’offres à DACHCOM.CH AG pour le soutien de la communication, la prise de connaissance des résultats et des enseignements tirés des « bacs à sable » (pilotes réalisés pendant la phase de conception), le passage des sous-projets Plateforme et Gestion du changement à la phase de réalisation, la réalisation d’une enquête sur le futur poste de travail électronique auprès de toutes les autorités judiciaires (tribunaux et ministères publics) en coordination avec le programme HIJP (Harmonisation de l’informatique dans la justice pénale), l’approbation à l’attention du comité de pilotage du budget 2023 et du plan directeur adapté. Le comité de projet a également traité des principes directeurs relatifs à l’Application dossier judiciaire (ADJ) lors de trois réunions et les a adoptés lors de la première réunion en 2022 à l’attention du comité de pilotage.
La direction du projet a géré le projet selon le rythme de réunion suivant : des réunions d’état-major ont eu lieu toutes les deux semaines avec les sous-projets Plateforme, Application dossier judiciaire et Gestion du changement ainsi qu’avec les unités d’état-major Communication et Droit. Toutes les deux semaines, des réunions de l’ensemble de l’équipe de projet ont été organisées afin d'harmoniser les niveaux d’information, mais aussi d’approfondir certains sujets et d’en discuter. Une adaptation de l’organisation de la direction générale du projet a été mise en place à la fin de la période sous revue.
Au cours de l’année, le Contrôle fédéral des finances a reçu de nombreux documents clés en vue d’un audit du projet.
De même, le projet Justitia 4.0 a adressé en 2021 les documents exigés par l’association «La Société Numérique» via l’Office fédéral de la justice conformément à la loi fédérale sur la transparence, notamment les procès-verbaux des organes directeurs et les rapports QRM.