Projektmanagement

Das Projekt Justitia 4.0 wird gemäss ihrer Governance auf strategischer Ebene durch den Steuerungsausschuss und auf operativer Ebene durch den Projektausschuss gelenkt.

Der Steuerungsausschuss hat im Berichtsjahr drei Sitzungen durchgeführt, in denen er die folgenden Entscheidungen getroffen hat: Am 10. Februar hat er das Budget 2022, den leicht angepassten Masterplan sowie das Transformationskonzept genehmigt. Am 9. Juni hat er die Rechnung und den Revisionsbericht sowie eine aktualisierte Evaluierung der Projektrisiken durch den externen Qualitäts- und Risikomanager abgenommen. Am 20. September wurden das Weiterführen der Ausschreibung im Kontext des Beschwerdeverfahrens und Kernbotschaften für die Politik beschlossen sowie eine Studie zum weiteren Vorgehen bezüglich eines Wechsels zu einem Bertreiber der Plattform der öffentlichen Hand gutgeheissen.

Der Projektausschuss tagte fünf Mal im Berichtsjahr und fasste zudem einen Entscheid auf dem Zirkulationsweg. Es wurden im Wesentlichen die folgenden Beschlüsse gefasst: Zuschlag an APP Unternehmensberatung AG für die Unterstützung von öffentlichen Beschaffungsverfahren, Genehmigung von Grobanforderungen und Grundfunktionalitäten der Plattform, Anpassung der Unterschriftenregelung im bereits 2020 verabschiedeten Beschaffungskonzept, Zuschlag an DACHCOM AG für die Unterstützung der Kommunikation, Kenntnisnahme der Resultate und Lehren aus den «Sandboxes» (Piloten, die während der Konzeptphase durchgeführt wurden), den Übergang der Teilprojekte Plattform und Transformation in die Realisierungsphase, die Durchführung einer Umfrage zum künftigen elektronischen Arbeitsplatz bei allen Justizbehörden (Gerichte und Staatsanwaltschaften) in Koordination mit dem Programm HIS (Harmonisierung der Informatik in der Strafjustiz), Genehmigung zuhanden des Steuerungsausschusses des Budgets 2023 und des angepassten Masterplans. Der Projektausschuss behandelte ebenfalls Leitsätze zur Justizakten-Applikation in drei Sitzungen und verabschiedete diese in der ersten Sitzung 2022 zuhanden des Steuerungsausschusses.

Die Projektleitung führte das Projekt mittels folgendem Sitzungsrhythmus: Alle zwei Wochen fanden Statussitzungen mit den Teilprojekten Plattform, Justizakten-Applikation und Transformation sowie mit den Stabsbereichen Kommunikation und Recht statt. Alle zwei Wochen wurden Sitzungen des ganzen Projektteams zum gegenseitigen Abgleich des Informationsstandes und zur Vertiefung und Besprechung von einzelnen Themen durchgeführt. Eine Anpassung der Organisation der Gesamtprojektleitung wurde Ende Jahr in die Wege geleitet.

Im Berichtsjahr hat die Eidgenössische Finanzkontrolle im Hinblick auf einen Audit des Projekts zahlreiche Schlüsseldokumente erhalten.

Ebenfalls hat das Projekt Justitia 4.0 im 2021 die von der digitalen Gesellschaft über das Bundesamt für Justiz gemäss Öffentlichkeitsgesetz des Bundes verlangten Dokumente, insbesondere die Protokolle der Leitungsgremien und die QRM-Berichte, herausgegeben.