Gestione e direzione del progetto
In conformità con la sua governance, il progetto Justitia 4.0 è condotto a livello strategico dal comitato direttivo e a livello operativo dal comitato di progetto.
Il comitato direttivo ha tenuto tre riunioni durante l’anno di riferimento, durante le quali ha preso le seguenti decisioni: il 10 febbraio ha approvato il bilancio 2022, il piano regolatore leggermente modificato e il piano generale; il 9 giugno ha approvato i conti e la relazione di revisione nonché una valutazione aggiornata dei rischi del progetto da parte del responsabile esterno QRM; il 20 settembre è stato deciso di proseguire con il bando di concorso (in un contesto caratterizzato dalla procedura di ricorso e dai messaggi chiave indirizzati al mondo politico) e approvato uno studio sulle fasi successive riguardante il passaggio a un operatore della piattaforma del settore pubblico.
Il comitato di progetto si è riunito cinque volte nell’anno di riferimento e ha adottato una decisione con risoluzione circolare. Le seguenti risoluzioni sono state adottate nei contenuti principali: assegnazione del contratto ad APP Unternehmensberatung AG per il supporto nelle procedure di aggiudicazione pubbliche; approvazione dei requisiti di massima e delle funzionalità di base della piattaforma; adattamento del regolamento di firma nel piano di appalto già adottato nel 2020; assegnazione del contratto a DACHCOM.CH AG per il supporto nella comunicazione; presa d’atto dei risultati e delle esperienze tratte dalle «sandbox» (progetti pilota condotti durante la fase di concetto); passaggio dei sottoprogetti Piattaforma e Trasformazione alla fase di attuazione; realizzazione di un’indagine sulla futura postazione di lavoro elettronica presso tutte le autorità giudiziarie (tribunali e pubblici ministeri) in coordinamento con il programma AIGP (armonizzazione dell’informatica nella giustizia penale); approvazione all’attenzione del comitato direttivo del bilancio 2023 e del piano generale adattato. Il comitato di progetto ha anche trattato in tre riunioni i principi guida per l’applicazione degli atti giuridici e li ha adottati all’attenzione del comitato direttivo nella prima riunione del 2022.
La direzione del progetto lo ha gestito in riunioni organizzate con il seguente ritmo: le riunioni sullo stato di avanzamento si sono tenute ogni due settimane con i rappresentanti dei sottoprogetti Piattaforma, Applicazione dossier giudiziario e Trasformazione e con i settori di stato maggiore Comunicazioni e Legale; riunioni di tutto il team del progetto si sono tenute ogni due settimane per confrontare lo stato delle informazioni e per approfondire e discutere i singoli argomenti. Alla fine del anno è stato avviato un adeguamento organizzativo a livello della direzione complessiva del progetto.
Nell’anno di riferimento il Controllo federale delle finanze ha ricevuto numerosi documenti chiave in vista dell’audit del progetto.
Nel 2021, il progetto Justitia 4.0 ha pubblicato, sempre per lo stesso motivo, i documenti richiesti dalla Digitale Gesellschaft per il tramite dell’Ufficio federale di giustizia in conformità con la legge federale sul principio di trasparenza, in particolare i verbali degli organi direttivi e i rapporti QRM.